1 Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Trace Team Ewa Zawadzka-Stefaniak, ul. Gdańska 31, 85-005 Bydgoszcz. W sprawach dotyczących ochrony danych możesz kontaktować się pod adresem: kontakt@traceteam.pl lub telefonicznie: 500 112 603.
2 Jakie dane i skąd pozyskujemy
Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie podczas kontaktu telefonicznego, mailowego lub realizacji usługi. W zależności od sprawy mogą to być:
- imię oraz dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail),
- informacje przekazane w wiadomości e-mail lub rozmowie telefonicznej, w tym opis sprawy,
- dokumenty i materiały przekazane w celu oceny sprawy (np. potwierdzenia przelewów, korespondencja),
- dane potrzebne do zawarcia i wykonania umowy oraz rozliczeń,
- dane techniczne zapisane w logach serwera, takie jak adres IP, czas żądania, adres odwiedzonej strony, typ przeglądarki i informacje o błędzie.
Prosimy o ukrycie danych, które nie są potrzebne do oceny lub prowadzenia sprawy.
3 Cel i podstawa prawna przetwarzania
Dane przetwarzamy w celu:
- udzielenia odpowiedzi na zapytanie i przygotowania wstępnej oceny sprawy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy),
- realizacji usługi po nawiązaniu współpracy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- wypełnienia obowiązków księgowych, podatkowych i innych obowiązków wynikających z przepisów — art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
- ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona praw administratora,
- zapewnienia bezpieczeństwa strony, diagnostyki błędów i ochrony przed nadużyciami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; prawnie uzasadnionym interesem jest bezpieczne i niezawodne prowadzenie serwisu.
4 Dane osób trzecich w materiałach
Przekazane dokumenty mogą zawierać dane innych osób, np. nadawców wiadomości, posiadaczy rachunków lub osób uczestniczących w zdarzeniu. Przetwarzamy je wyłącznie w zakresie niezbędnym do oceny albo wykonania zlecenia i zgodnie z przepisami właściwymi dla danego rodzaju czynności.
Jeżeli otrzymamy dane nie bezpośrednio od osoby, której dotyczą, każdorazowo oceniamy zakres obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 14 RODO oraz ewentualne wyjątki przewidziane prawem.
5 Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych i podstawowych informacji o sprawie nie będziemy mogli odpowiedzieć na zapytanie ani przygotować wstępnej oceny. Dane wymagane do zawarcia lub wykonania umowy są konieczne do realizacji usługi. Nie przekazuj informacji, które nie są potrzebne na danym etapie.
6 Odbiorcy danych
W niezbędnym zakresie dane mogą otrzymywać:
- LH.pl Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu — dostawca hostingu, poczty elektronicznej i związanych z nimi usług informatycznych, działający jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy zawartej bezpośrednio z administratorem,
- podmioty świadczące obsługę księgową lub prawną — jako podmioty przetwarzające albo niezależni administratorzy, zależnie od charakteru usługi,
- osoby współpracujące przy realizacji zlecenia, upoważnione do przetwarzania danych i związane obowiązkiem poufności,
- banki, giełdy lub inne podmioty, jeśli przekazanie jest potrzebne do uzgodnionego działania i ma podstawę prawną,
- policja, prokuratura, sądy lub inne uprawnione organy, gdy wynika to z przepisów lub Twojego zlecenia.
7 Przekazywanie danych poza EOG
Hosting strony i pocztę elektroniczną zapewnia LH.pl Sp. z o.o. na koncie kupionym i prowadzonym bezpośrednio przez administratora. Fonty i ikony są przechowywane lokalnie, a serwis nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych przesyłających dane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Administrator nie planuje korzystania w ramach strony ani poczty z dodatkowych usług wymagających przekazywania danych poza EOG. Jeżeli sposób przetwarzania danych ulegnie zmianie i dojdzie do takiego przekazywania, zostanie ono oparte na właściwej podstawie prawnej i odpowiednich zabezpieczeniach, a polityka zostanie zaktualizowana.
8 Okres przechowywania danych
- dane z zapytań, które nie doprowadziły do współpracy — do 6 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniejsze usunięcie jest możliwe albo dalsze przechowywanie jest potrzebne do obrony przed roszczeniami,
- dane i materiały związane z usługą — przez czas jej realizacji, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń,
- dokumenty księgowe i podatkowe — przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat liczonych od końca właściwego roku podatkowego,
- logi bezpieczeństwa strony — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki serwisu, zgodnie z ustawieniami usługi hostingowej, a dłużej tylko wtedy, gdy jest to konieczne do wyjaśnienia incydentu lub dochodzenia roszczeń.
9 Twoje prawa
W granicach przewidzianych w RODO przysługuje Ci prawo do dostępu do danych i otrzymania kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy i celu przetwarzania.
Aby skorzystać z prawa, napisz na kontakt@traceteam.pl. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.
10 Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie stosujemy profilowania wywołującego skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływającego.
11 Pliki cookie i działanie strony
Aktualna wersja strony nie wykorzystuje analitycznych ani marketingowych plików cookie i nie instaluje niekoniecznych mechanizmów śledzących. Serwer może zapisywać standardowe logi techniczne w celu bezpieczeństwa i diagnostyki.
Jeżeli w przyszłości zostaną dodane rozwiązania wymagające przechowywania informacji w urządzeniu użytkownika lub uzyskiwania do nich dostępu, zostaną uruchomione dopiero po przekazaniu wymaganych informacji i uzyskaniu zgody, o ile prawo nie przewiduje wyjątku dla rozwiązania ściśle niezbędnego.
12 Bezpieczeństwo materiałów
Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka oraz ograniczamy dostęp do danych do osób, które potrzebują go do realizacji swoich zadań. Sposób przekazania większych lub szczególnie wrażliwych materiałów uzgodnij z nami przed ich wysłaniem.
Nigdy nie prosimy o hasła, jednorazowe kody autoryzacyjne z SMS-a lub aplikacji, zestaw 12 lub 24 słów umożliwiających odzyskanie portfela kryptowalutowego ani pełne dane dostępowe do rachunku, giełdy lub portfela.
13 Kontakt i skarga do UODO
W sprawach związanych z ochroną danych skontaktuj się z nami: kontakt@traceteam.pl, tel. 500 112 603.
Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Aktualne informacje są dostępne na stronie uodo.gov.pl.
14 Aktualizacje polityki
Polityka obowiązuje od 31 lipca 2026 r. Ostatnia aktualizacja: 3 sierpnia 2026 r. Zmiana sposobu przetwarzania danych, dostawców lub funkcji strony może wymagać aktualizacji dokumentu. Informacja o nowej wersji zostanie opublikowana w tym miejscu.